Digitalizace totiž není o technologiích. Je to především o lidech, o přístupu a o tom, proč chceme dělat věci jinak. A také o tom, jak do té změny zapojíme všechny, nejen vedení. To je myšlenka, se kterou jsem otevřel online kurz zaměřený na digitalizaci procesů v neziskových organizacích, který jsme s partnery připravili v rámci Digitální akademie T-Mobile.

Digitalizace jako cesta, ne úkol

Mnoho organizací vnímá digitalizaci jako nutné zlo. Něco, co „se musí“. Když se ale na ni podíváme jinak, může být skvělou příležitostí, jak si ulehčit práci a dát větší smysl tomu, co děláme.

Z mé zkušenosti se organizace nejvíce posunou, když si otevřeně pojmenují své důvody a očekávání. Proč to chceme dělat? Co nám to má přinést? Jak to zlepší naši každodenní práci?

„Digitalizace má smysl tehdy, když usnadní práci lidem v týmu. Když jim ušetří rutinu a otevře prostor dělat to, kvůli čemu do organizace přišli – pomáhat lidem.“

A to je podle mě hlavní rozdíl mezi úspěšnou a neúspěšnou digitalizací. Ta první vzniká z vnitřní potřeby a dává smysl všem, ta druhá je jen splněný úkol.

První krok: udělejte si přehled

Než se pustíte do jakékoliv změny, doporučuji se zastavit a podívat se, co vlastně v organizaci už funguje a co ne. Můžete tomu říkat audit, ale já osobně raději používám slovo workshop. Je to totiž mnohem víc o diskuzi než o kontrole.

Společně s týmem si můžete odpovědět na několik jednoduchých otázek:

• Jaké nástroje a systémy používáme?
• K čemu je využíváme a kdo s nimi pracuje?
• Co nám funguje a co nás brzdí?
• Kde se nám nástroje překrývají nebo platíme zbytečně dvakrát?
  

„Jedna organizace, se kterou jsem spolupracoval, zjistila, že má dva různé nástroje pro rozesílku newsletterů. Každý tým používal jiný, protože si ho kdysi sám vybral. Stačilo si to pojmenovat a ušetřili desítky hodin i sumu peněz.“

Dobrý přehled o tom, co máte a jak to používáte, je základní kámen celé digitalizace. Nemusíte to dělat složitě. Klidně si to napište na tabuli, do sdílené tabulky nebo vizualizujte na papíře.

Mapujte procesy, ne aplikace

Digitalizace není o tom, kolik aplikací používáte, ale jaké procesy ve skutečnosti probíhají. Můžete si třeba nakreslit, jak vypadá tok informací, kdo co dělá, kdo schvaluje, kde se dokument může zaseknout.

„Často zjistíte, že problém není v nástroji, ale v samotném nastavení procesu. Například že faktury leží týden na stole jen proto, že je musí podepsat člověk, který je pořád v terénu.“

Když takový proces uvidíte černé na bílém, hned vás napadnou způsoby, jak ho zjednodušit nebo částečně automatizovat. A to je moment, kdy digitalizace začíná opravdu pomáhat.

Jak vybrat správné nástroje

V kurzu jsme si ukazovali, že dnes existuje ohromné množství aplikací, které slibují zefektivnění práce. Z mé praxe platí jedno pravidlo: nenechte se zlákat první možností.

Zkoušejte, testujte, porovnávejte. Zvažujte nejen funkce, ale i:

• jednoduchost používání,
• náklady na zavedení a provoz,
• možnosti propojení s jinými systémy,
• bezpečnost dat.

A hlavně – zapojte do výběru tým.

Když si nástroj vybere jen vedení a ostatní ho „dostanou přikázaný“, úspěch je malý. Když si ho ale vyberou sami ti, kdo s ním budou denně pracovat, digitalizace se stane přirozenou součástí práce.

Digitalizujte společně a s nadšením

Zavádění nových systémů bývá často spojeno se stresem. Ale nemusí to tak být. Změna se daří tam, kde se lidé cítí být její součástí. Proto říkám: „Digitalizace není IT projekt. Je to týmová výzva.“

Zapojujte lidi do rozhodování, nechte je testovat, sbírejte zpětnou vazbu. Každý malý úspěch, třeba i jen odstranění jedné tabulky navíc, může posílit chuť pokračovat dál.

Postupujte krok za krokem

Není nutné měnit všechno naráz. Začněte u jedné oblasti, třeba u interní komunikace, řízení projektů nebo řízení financí. Postupně budujte systém, který bude dávat smysl vašim lidem i vaší organizaci.

A hlavně nezapomeňte, že „digitalizace je běh na dlouhou trať.

Záznam online kurzu najdete v členské sekci EDUkomunity.
A pokud chcete digitalizaci uchopit prakticky, objednejte si do své organizace workshop Digitální posun, který jsme vytvořili právě pro tento účel.